Modern Inventory V7 es un potente sistema de gestión de inventarios, compras y ventas diseñado para optimizar el control de existencias y flujos comerciales de pequeñas y medianas empresas.
Con una interfaz limpia, moderna y responsiva, permite gestionar desde el catálogo de productos hasta la generación de cotizaciones y facturas en formato PDF, facilitando la operatividad diaria de su negocio.
Para ingresar al sistema siga estos pasos:
- Ingrese su Usuario y Contraseña en la pantalla de inicio.
- Si el sistema está en Modo Demo, verá una opción de "Autorrellenar" para facilitar el acceso rápido con credenciales predeterminadas.
- Haga clic en el botón Iniciar Sesión.
Al entrar, encontrará un resumen visual del estado de su negocio que incluye:
- KPIs Iniciales: Contadores rápidos de total de productos, compras del mes, ventas del mes y cotizaciones pendientes.
- Gráficos: Una representación visual comparativa de ventas vs. compras para análisis de rendimiento mensual.
- Últimos Movimientos: Una tabla con el listado rápido de las ventas y compras registradas más recientemente.
3.1 Gestión de Productos
Módulo central para administrar su inventario. Permite un control total sobre lo que vende y compra.
Acción: Agregar / Editar Producto
A continuación se detallan los datos que procesa el sistema:
| Campo |
Tipo |
Estado |
Descripción |
| Código |
Texto (Alfanumérico) |
Obligatorio |
Identificador único del producto (SKU). |
| Nombre |
Texto |
Obligatorio |
Descripción corta del producto. |
| Modelo |
Texto |
Opcional |
Modelo específico según fabricante. |
| Fabricante |
Selección |
Obligatorio |
Debe elegir una marca previamente registrada. |
| Precio Compra |
Numérico (Decimal) |
Obligatorio |
Costo unitario de adquisición. |
| Precio Venta |
Numérico (Decimal) |
Obligatorio |
Precio al que se ofrece al cliente. |
| Stock Inicial |
Entero |
Obligatorio* |
Solo se pide al agregar por primera vez. |
| Presentación |
Texto |
Opcional |
Ej: "Caja", "Unidad", "Pack x10". |
| Imagen |
Archivo (JPG/PNG) |
Opcional |
Fotografía del producto para visualización. |
| Nota |
Texto Largo |
Opcional |
Comentarios adicionales del producto. |
Filtros Disponibles
- Búsqueda por texto: Busca coincidencias en nombre o código.
- Filtro por Fabricante: Permite ver solo productos de una marca específica.
3.2 Fabricantes
Clasificación de marcas para sus productos.
Acción: Agregar / Editar Fabricante
- Nombre (Obligatorio, Texto): El nombre de la marca (ej: "Sony", "Apple").
Filtros Disponibles
- Búsqueda por nombre: Filtra la lista de marcas según el texto ingresado.
5.1 Listado de Compras
Muestra un registro histórico de todas las adquisiciones de mercancía. Los datos mostrados incluyen:
- Fecha: Momento exacto del registro.
- Nº Pedido: Correlativo único de la compra.
- Proveedor: Empresa que suministra el producto.
- Items: Cantidad de productos distintos comprados.
- Total: Monto final de la transacción incluyendo impuestos.
- Método de Pago: Efectivo, Transferencia o Crédito.
Acciones en el Listado
Ver Detalles: Muestra los productos individuales comprados y sus precios unitarios.
Comprobante PDF: Genera una nota de entrada para soporte físico.
Pagos/Abonos: Gestión de pagos realizados a esta compra.
Editar: Permite corregir datos de cabecera como la fecha o el proveedor.
Anular: Elimina la compra y resta automáticamente el stock que ingresó.
Filtros del Listado
- Búsqueda por Nº Pedido: Localización inmediata por ID.
- Filtro por Proveedor: Ver todas las facturas de un suministrador.
- Rango de Fechas: Análisis de compras por periodos específicos.
5.2 Cómo realizar una Nueva Compra
Siga este procedimiento detallado para alimentar su inventario:
- Selección de Proveedor: Identifique a quién le está comprando. Si no existe, debe crearlo en el módulo de Contactos.
- Condiciones de Pago: Defina si la compra es "Contado" o "Crédito".
- Al elegir Crédito, el sistema habilita el campo "Fecha de Vencimiento" y registra automáticamente una deuda en el módulo de Cuentas por Pagar.
- Encabezado: Ingrese el número de factura del proveedor y la fecha de la transacción.
- Selección de Productos: Busque ítems por nombre, código o modelo. El sistema cargará el último precio de compra registrado, el cual puede modificar si hubo variaciones.
- Cálculo: El sistema sumará subtotales, aplicará el impuesto configurado y generará el gran total.
- Finalización: Al guardar, el stock aumenta inmediatamente y se genera un registro en el Kardex.
6.1 Cómo crear una Nueva Venta
Siga estos pasos para registrar una salida de mercancía:
- Cliente: Seleccione un cliente existente. El sistema autocompletará datos como NIT y dirección.
- Método de Pago: Elija entre Efectivo, Tarjeta, Transferencia o Crédito. Si es crédito, podrá definir plazos.
- Vendedor: (Opcional) Asigne el colaborador que realizó la gestión para reportes de comisiones.
- Carrito de Ventas: Agregue productos. Verá el Stock Disponible en tiempo real; el sistema bloqueará la venta si intenta vender más de lo que tiene.
- Confirmación: Revise los totales. Puede aplicar descuentos globales o por ítem si tiene permisos.
- Cierre: Al finalizar, se genera la factura PDF, se descuenta el stock y, si es a crédito, se genera una Cuenta por Cobrar.
Acciones en el Listado
Al visualizar el listado de ventas, encontrará una serie de botones de acción en cada fila:
Ver Detalle: Abre una ventana modal con el desglose de productos, totales y el historial de pagos de esa venta específica.
Factura PDF: Genera y descarga automáticamente el documento comercial en formato profesional listo para entrega.
Enviar Email: Adjunta el PDF y lo envía al correo electrónico registrado del cliente.
Historial de Pagos: Permite gestionar abonos realizados y ver qué pagos se han registrado para ventas al crédito.
Editar Cabecera: Permite cambiar el cliente o el número de factura de la venta sin afectar los productos.
Anular Venta: Elimina el registro, borra los cobros asociados y **devuelve el stock** automáticamente al inventario.
Filtros de Búsqueda
- Rango de Fechas (Desde/Hasta): Filtra todas las transacciones realizadas en un periodo de tiempo.
- Cliente: Permite buscar todas las ventas asociadas a un cliente específico (utiliza autocompletado).
- Nº de Venta: Búsqueda directa por el correlativo de la factura.
7.1 Cómo crear una Nueva Cotización
Las cotizaciones son ideales para propuestas formales que no afectan el stock:
- Encabezado: Seleccione el cliente y la validez de la oferta (ej: 15 días).
- Items: Agregue los productos. Puede modificar el precio de venta sugerido para esa cotización específica sin cambiar el precio maestro.
- Notas: Incluya condiciones de entrega, garantía o formas de pago.
Acciones Disponibles
Las cotizaciones permiten una gestión flexible antes de confirmarse como venta:
Vista Rápida: Resumen del presupuesto en pantalla sin salir del listado.
Documento PDF: Descarga la propuesta formal para el cliente.
Enviar por Correo: Envío digital directo al cliente para agilizar la aprobación.
Editar Completa: Redirige al editor de cotización para modificar productos, cantidades o descuentos.
Eliminar: Borra permanentemente el presupuesto.
Filtros y Organización
- Estado: Filtra por Pendientes, Aceptadas o Rechazadas para priorizar seguimientos comerciales.
- Cliente / Fecha: Filtros estándar para localizar presupuestos antiguos o específicos.
- Correlativo: Búsqueda exacta por el número de cotización.
El sistema genera informes detallados que permiten analizar la salud financiera y operativa de su negocio. Todos los reportes cuentan con:
Instrucciones de Exportación: Utilice los botones PDF para una vista lista para imprimir y Excel para descargar la base de datos completa a su ordenador.
1. Reporte de Ventas
Historial detallado de todas las facturas y ventas realizadas.
- Datos: Fecha, Cliente, Items, Subtotal, Impuestos y Total de cada venta.
- Filtros: Por rango de fechas (Desde - Hasta) y por Cliente específico.
- Exportar: PDF y Excel.
2. Reporte de Compras
Análisis de adquisiciones de mercancía. Útil para control de costos.
- Datos: Resumen de facturas de proveedores: Proveedor, Cantidad de items y costo total.
- Filtros: Rango de fechas y Proveedor específico.
- Exportar: PDF y Excel.
3. Reporte de Utilidades
Calcula la rentabilidad real cruzando costos (compras) vs ingresos (ventas).
- Datos: Costo Operativo, Venta Bruta y Utilidad Neta (Ganancia).
- Filtros: Periodo de tiempo (Fechas).
- Exportar: PDF.
4. Cuentas por Cobrar
Control de créditos otorgados a clientes pendientes de pago.
- Datos: Facturas a crédito, abonos realizados y saldo restante por cliente.
- Filtros: Por Cliente y por fecha de vencimiento.
- Exportar: PDF y Excel.
5. Cuentas por Pagar
Vigilancia de deudas actuales con sus proveedores.
- Datos: ID Pedido, Proveedor, Monto adeudado y Fecha límite de pago.
- Filtros: Por Proveedor y fechas de compromiso.
- Exportar: PDF y Excel.
6. Reporte de Productos
Inventario valorizado. Indica cuánto dinero tiene invertido en stock.
- Datos: Stock actual, Precio Compra Unitario y Valorización Total por ítem.
- Filtros: Por Fabricante o Categoría.
- Exportar: PDF y Excel.
7. Reporte de Clientes
Directorio de contactos de clientes con historial básico.
- Datos: Datos fiscales, Teléfono, Correo y Ciudad.
- Filtros: Búsqueda por nombre o NIT.
- Exportar: Excel.
8. Reporte de Proveedores
Lista detallada de suministradores de mercancía.
- Datos: Empresa, Persona de contacto, País y NIT.
- Filtros: Por nombre o ubicación.
- Exportar: Excel.
9. Reporte de Kardex
Trazabilidad completa de entradas y salidas de un solo producto.
- Datos: Tipo de movimiento, Cantidad, Saldo anterior y Saldo nuevo.
- Filtros: **Producto (Selección obligatoria)** y Rango de fechas.
- Exportar: PDF.
9.1 Perfil de Negocio
Define los datos que aparecerán en sus facturas y cotizaciones PDF:
| Campo | Descripción |
|---|
| Nombre del Negocio | Título oficial de su empresa. |
| Dirección / Ciudad / CP / Estado | Ubicación física para facturación. |
| País | Debe seleccionarse de la lista oficial cargada. |
| Teléfono / Correo | Medios de contacto para el cliente. |
| Industria | Sector comercial al que pertenece. |
| Número de Registro (NIT) | ID fiscal obligatorio para validez tributaria. |
| Impuesto por Defecto | Porcentaje que se aplicará a todas las ventas (ej: 13, 10). |
| Moneda | Símbolo y código (USD, EUR, etc.). |
| Zona Horaria | Define la hora exacta de registro de sus facturas. |
| Logo | Imagen en formato JPG/PNG que encabezará sus documentos. |
9.2 Configuración de Correo (SMTP)
Necesario para el envío automático de facturas y cotizaciones:
- Servidor SMTP: Ej:
smtp.gmail.com
- Puerto: Generalmente
587 (TLS) o 465 (SSL).
- Usuario SMTP: Su dirección de correo electrónico completa.
- Contraseña: Contraseña de aplicación (especialmente en Gmail/Outlook).
- Seguridad: Seleccione entre TLS o SSL según su hosting.
Gestione quién tiene acceso y qué puede hacer en el sistema. Este módulo es exclusivo para Administradores de TI o dueños de negocio.
10.1 Gestión de Usuarios
Control de cuentas individuales para empleados:
- Nombre Completo: Identidad real del usuario.
- Nombre de Usuario: El ID con el que el usuario hará login (ej:
jsmith). No se puede repetir.
- Email: Para comunicaciones y recuperación de contraseña.
- Rol / Grupo: Selección obligatoria de un perfil de permisos (Vendedor, Almacenero, etc.).
- Estado: Active o desactive el acceso de forma inmediata sin borrar el registro histórico.
10.2 Roles y Permisos (RBAC)
Defina qué pueden hacer los grupos de trabajo para proteger la integridad de sus datos:
- Ver: Permite entrar al módulo y ver el menú lateral.
- Agregar: Habilita el botón "Nuevo" y el guardado de datos.
- Editar: Permite modificar registros existentes.
- Anular/Borrar: El permiso más sensible; autoriza eliminar facturas o anular stock.
Recomendación: Solo el rol Administrador debería tener permisos para "Borrar" en Ventas y Almacén.
10.3 Auxiliares del Sistema
Configuraciones de soporte para el resto del software:
- Países: Listado maestro para geolocalizar clientes.
- Moneda: Defina el símbolo local, el código ISO (ej: CRC, DOP, PEN) y el número de decimales que mostrará el sistema.
- Impuestos: Cree y edite los porcentajes tributarios (ej: IVA, IGV, ITBMS). Puede marcar uno como "Por Defecto" para agilizar ventas.
Si encuentra alguna anomalía o requiere asistencia técnica avanzada, por favor contacte al administrador del sistema o al equipo de soporte especializado.